Las reuniones son una parte habitual de la vida laboral cotidiana; pero a medida que crecen los equipos compuestos por personas geográficamente dispersas surge un dilema: viajar o no viajar. Y definitivamente esa es una cuestión a analizar.
Muchas compañías implementan tecnologías que permiten reuniones a distancia pero con la posibilidad de verse cara a cara, como las videoconferencias o la tele-presencia. Pero a veces, de todos modos es clave viajar y quizás la forma más efectiva de ordenar este proceso es determinar e implementar políticas corporativas de viajes. Este tipo de medidas no sólo permiten mantener un control y reglas claras a la hora de viajar sino que pueden suponer a las empresas el ahorro de costos.
En la actualidad, los aspectos que tienen en cuenta las compañías a la hora de coordinar un viaje (ya sea que cuenten con un departamento interno de gestión de viajes, lo haga cada ejecutivo por su parte o se coordine con una agencia externa) cambiaron radicalmente. Y quizás los principales desafíos a considerar son:
"¢ Cumplir con el presupuesto destinado por la empresa para el viaje
"¢ Incrementar el ahorro (antes, durante y después del viaje)
"¢ Lograr una mayor eficiencia en la estructura de costos (que implica además de negociar con proveedores, elegir las tarifas más baratas, emplear métodos de control de las facturas y adoptar nuevas herramientas)
Por eso, la necesidad de contar con herramientas para el análisis de la información y establecer una política de viajes entre los empleados de la empresa es hoy una prioridad. Considerando estos desafíos y los objetivos a alcanzar se pueden tener en cuenta ciertos aspectos para ordenar el proceso de viajes:
1. La importancia de una política de viajes: Es crucial establecer y comunicar debidamente a los empleados la política de viajes (normas para viajar, clase a elegir, procesos de aprobación previos a la realización de la reserva, etc.). Las empresas con un programa de viajes más estricto logran ahorrar más que aquellas más permisivas.
2. Gestionar acuerdos a largo plazo con proveedores de viajes: Estar en contacto con varios proveedores y lograr acuerdos por la cantidad de viajes que la compañía realice al año es fundamental. De esta manera, se pueden alcanzar descuentos en hoteles, aéreos, entre otros.
3. Planificar los viajes y realizar reservas: La mayoría de las empresas fomentan el uso de herramientas de auto reserva online para viajes de ida y vuelta, en otras, es obligatorio. Sin embargo, un aspecto clave es fomentar las reservas anticipadas para evitar la volatilidad de las tarifas, implementar sistemas que permitan integrar las reservas realizadas on y offline, y si se cuenta con una herramienta de auto reserva introducir en la mayor cantidad posible de proveedores a considerar.
4. Gastos y facturas, la importancia de llevar un control: Es importante el uso de tarjetas de crédito corporativas, que ayudan al viajero y reducen el tiempo de reportar los gastos (recopilar y escanear recibos, etc.). También es importante incorporar la tecnología móvil, ya que el viajero tiene más flexibilidad para tramitar las aprobaciones de su viaje, realizar reservas y consultas e incluso recibir alertas, en un canal bidireccional.
5. Centralizar los gastos y facturas de los empleados: En aquellas empresas que cuentan con sistemas propios de auto reserva se recomienda la integración con sistemas informáticos que concilien reservas, facturas y demás información que se genere a lo largo del viaje. Es prioritario que, al igual que ocurre con otros sistemas internos, estén integrados con las herramientas de los departamentos financieros.
6. Medición y elaboración de informes: Es fundamental que los datos procedentes de diversas fuentes (agencia de viajes, tarjetas de crédito corporativas, herramientas de auto reserva, proveedores o informes de gastos de los empleados, etc.) estén unificados. El uso de las herramientas de auto reserva facilita el seguimiento y control del viajero y sus gastos de forma constante. Estas herramientas de análisis de la información ayudan a anticiparse a necesidades y datos que resultan imprescindibles de cara a futuras negociaciones con proveedores.
En conclusión, es posible ordenar el proceso de viajes para tratar de reducir los costos. De este modo, se puede tener una gestión más simple y organizada, que no sólo acerque una solución al cumplimiento de presupuestos sino que además sea práctica y efectiva. Con la ayuda de los nuevos procesos sumado a la tecnología, la planificación de un viaje de negocios se puede lograr de manera exitosa y reduciendo costos.
